Vastware: Beleidsmatig sturen op de 4,5 miljard euro in de integrale meerjarenplanning is een vereiste

Bij woningcorporaties gaat ieder jaar een enorm bedrag om in het planmatig onderhoud en de instandhoudingsinvesteringen. Om dit zo goed mogelijk te laten renderen, is een integrale meerjarenplanning essentieel. Hoe richt je dit echter zo efficiënt mogelijk in, wat vraagt dat van je systemen en wat levert het op? Vastware geeft hier – en meer – antwoord op tijdens CorporatiePlein en wij spraken vooraf alvast met directeur Walter Scheffers.

Wat staat centraal op jullie stand op CorporatiePlein 2022?
De beleidsmatige, integrale aanpak bij het opstellen van meerjarenplanningen – voorheen de MJOB – staat bij Vastware centraal. Trending onderwerpen zoals Risicogestuurd Planmatig Onderhoud en ResultaatGericht Samenwerken (RGS) komen daarbij aan de orde.

Bijna driekwart van het totale instandhoudingsbudget bij woningcorporaties maakt onderdeel uit van de integrale meerjarenplanning die in Vastware kan worden opgenomen. Dit betreft planmatig onderhoud én instandhoudingsinvesteringen. Voor de gehele sector praten we dan over een bedrag groter dan 4,5 miljard euro (bron Aedes). Feitelijk betreft de integrale meerjaren planning de grootste budgetpost die vanuit de organisatie kan worden beïnvloed. Niet verwonderlijk dan ook dat het assetmanagement steeds vaker aangeeft op de samenhang van deze budgetten gericht te willen sturen. Integraal betekent in deze dat de planning, naast planmatig onderhoud, ook investeringen, contracten, woninggebonden onderhoud zoals BKT’s en normbedragen voor niet-planmatig onderhoud bevatten. Al deze budgetposten beïnvloeden elkaar en sub-administraties worden voorkomen. Het resultaat is een compleet budgetoverzicht.

Voor welke informatie en kennissessies kunnen bezoekers bij jullie terecht?
De aanpak betekent het vaststellen van het aanbod inclusief de kwaliteit ervan: de conditiemeting. De vraagzijde wordt gedefinieerd vanuit het strategisch beleid en wordt vertaald naar de inrichting van Vastware. De integrale meerjarenplanning komt vervolgens tot stand door vraag en aanbod bij elkaar te brengen. Daarna vindt financiële sturing plaats op basis van de systematiek ‘Risicogestuurd Planmatig Onderhoud’ waarbij op basis van objectieve en transparante prioritering besluitvorming plaatsvindt.

Vele interne medewerkers, maar steeds vaker ook externe partijen, zijn bij het werkproces betrokken. Denk hierbij aan RGS waarbij woningcorporaties en onderhoudsbedrijven gezamenlijk optrekken. Een bekend misverstand is de gedachte dat in geval van RGS het budgetteringsproces kan worden overgeslagen. Dat blijkt geenszins het geval. Sterker nog; de RGS-partner moet écht onderdeel gaan uitmaken van dit werkproces dat bovendien niet moet worden verward met het calculatieproces bij onderhoudsbedrijven.

Bij de opstelling van integrale meerjarenplanning worden steeds meer externe bronnen gebruikt. Tegelijkertijd worden planningsgegevens aangeboden aan andere applicaties. Daarom zijn integraties ontwikkeld met ERP-systemen, softwareapplicaties voor strategische berekeningen en diverse andere applicaties. Dit vereist datakwaliteit. Alleen dan is uitwisseling van betrouwbare gegevens mogelijk. Middels gecontroleerde gegevensinvoer en autorisaties van gebruikers dwingt Vastware de benodigde datakwaliteit af.

Op welk vlak kunnen jullie corporaties écht verder helpen?
De implementatie van integrale meerjaren planningen vergt meer dan een korte instructie bij het in gebruik nemen van een nieuw softwarepakket. Het vraagt inzicht in informatiebehoeftes, kennis van werkprocessen en automatiseringskennis. De Vastware consultants hebben ruime ervaring binnen de sector en kunnen u op de meest optimale wijze ondersteunen.