Susan Balster: Van koker- naar ketendenken door integrale kijk op onderhoud en verduurzaming

Wanneer je als corporatie grip hebt op onderhoud en verduurzaming, kun je de juiste beslissingen nemen om goede, betaalbare woningen voor huurders te realiseren. Maar hoe verkrijg je die grip en wat is de rol van integraal beeld op je vastgoed daarbij? CorporatieGids.nl sprak erover met Susan Balster, Informatiemanager bij De Woonplaats.

De Woonplaats komt van een situatie waarin begrotingen versnipperd waren en slechts enkele jaren vooruit werd gekeken, begint Susan het gesprek. “Informatie was op verschillende plekken en in verschillende systemen opgeslagen. Nu we alle benodigde informatie voor ons MJOP en de MJOB op één plek - in de software van Vastware – gaan registreren, krijgen we een veel realistischer beeld van het benodigde onderhoud op langere termijn, inclusief de kosten en investeringen. Met die informatie kunnen we veel beter sturen en voorspellen wat er op ons af komt.”

Van koker- naar ketendenken

“We zijn er niet met het eenmalig vullen van Vastware: wanneer we altijd de juiste informatie op de juiste plek willen, zullen we ook de transitie moeten maken van koker- naar ketendenken. Oftewel, ervoor zorgen dat wijzigingen in de elementen door aanpalende processen ook netjes in Vastware worden bijgewerkt. Je moet er dus continu voor zorgen dat de integrale data actueel is en blijft, zodat je op basis van betrouwbare informatie beslissingen kunt nemen.”

Inzicht in vastgoed

De corporatie heeft daarom stappen genomen naar het integraal gebruik van vastgoeddata. “Als je goede en betaalbare huisvesting aan huurders wilt leveren, is grip op onderhoud en verduurzaming essentieel,” legt Susan uit: “Daarvoor is juist inzicht in je vastgoed nodig, het liefst op één plek. Dit doen wij middels een integrale meerjaren onderhoudsplanning (iMOP). Dit verschaft inzicht en zorgt ervoor dat we ons onderhoud tijdig kunnen plannen en zoveel mogelijk kunnen clusteren waardoor we efficiënter werken. Bovendien kunnen we met dit inzicht onze huurders proactiever informeren over onderhoudswerkzaamheden. Betrouwbaar inzicht voorkomt ook discussies over de waarheid van de data. En als je weet wat de staat van onderhoud van je bezit is, weet je wanneer welk onderhoud uitgevoerd moet worden en wat de kosten daarvan zijn. Zo kun je pieken en dalen in je uitgaven beperken.”

Integrale onderhoudsplanning

De Woonplaats is afgelopen december begonnen met het opzetten van de integrale meerjaren onderhoudsplanning. “Daarbij begonnen we niet vanaf nul. De bouwkundige buitenschil van ons bezit zit al in Vastware, elk jaar voeren we conditiemetingen uit op een deel van ons bezit.  Nu is het zaak om de actuele informatie integraal in Vastware te verwerken. Wat dat lastig maakt? We moeten processen op een andere manier organiseren. Dat levert vragen op als welke informatie zetten we waar neer? En hoe zorgen we dat informatie actueel is en niet alleen ad hoc wordt geüpdatet? Uiteindelijk moet dit leiden tot één integraal inzicht dat altijd actueel is, in plaats van het één periode per jaar plannen en begroten.”

Informatie centraliseren

“We hebben een deel van de vastgoedinformatie al in ons iMOP én systeem staan,” gaat Susan verder. “Dit is met name informatie over het exterieur van ons bezit. De informatie over collectieve installaties staan in een ander systeem. In het iMOP-project waar we nu nog mee bezig zijn, willen we kijken welke informatie nodig is en brengen we de tot dusver opgeslagen informatie in kaart. Vervolgens kijken we wat de bron moet worden van de informatie. Dat kan betekenen dat we informatie gaan migreren en op den duur wellicht systemen kunnen uitfaseren omdat je informatie centraliseert.”

Geen vastgoedfeestje

Het neerzetten van een iMOP is volgens Susan geen vastgoedfeestje: “Het is uiteindelijk een afdelingsoverstijgend project. Wil je altijd actueel en integraal inzicht in je gegevens, dan zullen alle processen die deze informatie kunnen veranderen mee moeten nemen in het project. Je moet de organisatie als het ware kantelen: van kokers naar ketens, waarbij de ketens dwars door alle afdelingen heen lopen. Dat vraagt initieel veel tijd omdat het een verandertraject is. Je moet dus eerst investeren, voordat je echt de vruchten kunt plukken van een intergraal iMOP en iMOB. Dat is lastig, gezien alle uitdagingen waar we als corporatie voor staan, zoals de verduurzaming en het terugdringen van het woningtekort. Maar het zorgt er wel voor dat je onderaan de streep meer inzicht hebt en daardoor betere beslissingen kunt nemen.”

Onderdeel van je werk

De Woonplaats is momenteel druk bezig de iMOP goed in te richten. “Een van de belangrijkste ervaringen tot dusver is de reactie van collega’s,” vertelt Susan. “Ze zijn erg druk en ervaren dit project als iets ‘wat erbij komt’.  Maar als we deze nieuwe manier van werken allemaal hebben omarmt, wordt ons werk alleen maar makkelijker. Dat besef komt steeds meer.”

Snel stappen zetten

“De samenwerking met Vastware hebben we daarnaast als enorm fijn ervaren. We hebben hierbij nauw opgetrokken met Martin Babei. Martin heeft enorm veel ervaring en heeft dit project al talloze keren uitgevoerd bij collegacorporaties. Die ervaring is voor ons heel waardevol omdat we kunnen sparren en beter weten wat we konden verwachten. Samen met Vastware hebben we er bijvoorbeeld voor gekozen elke donderdag te ‘blokken’ zodat we met dit project aan de slag kunnen gaan. Dat stuitte eerst op wat weerstand, maar zorgt er wel voor dat we snel stappen kunnen zetten. Steeds meer collega’s zien de meerwaarde in van informatie op één plek opslaan. Dat geloof breidt zich als een olievlek uit door de organisatie.”

CorporatieGids LIVE Kennisdag

Binnenkort vertelt Susan samen met Martin meer over de geleerde lessen van de iMOP-implementatie tijdens de CorporatieGids LIVE Kennisdag: “Samen met Martin nemen we de deelnemers mee in de aanpak om tot een integrale meerjaren onderhoudsplanning en begroting komt. Ik vertel over de wijze waarop we het project intern hebben opgetuigd, de informatiekundige opgaven en wat mijn ervaringen zijn. Martin Babei vertelt over de aanpak vanuit Vastware en zijn ervaringen van deze implementatie die hij al meer dan veertig keer heeft gedaan. Zo krijgen bezoekers een compleet beeld van hoe wij het project hebben aangepakt, wat we hebben geleerd en bereikt én wat de lessen zijn voor organisaties die ook meer grip op onderhoud en verduurzaming willen krijgen.”