Interview door Johan van de Belt van Corporatiegids

Walter Scheffers (Vastware):

Zonder integrale aanpak verlies je grip op onderhoud en beleid

De overgang van marktwaarde naar beleidswaarde dwingt woningcorporaties om fundamenteel anders naar hun vastgoed en onderhoud te kijken. Maar hoe vertaal je die nieuwe regelgeving naar een onderhoudsplanning die integraal, uitlegbaar en controleerbaar is? En hoe voorkom je dat organisaties meerdere planningen naast elkaar gaan beheren of verzanden in handmatig werk? CorporatieGids.nl sprak met Walter Scheffers, directeur van Vastware, over wat de beleidswaarde concreet betekent voor de MJOP, waarom één beleidsmatig opgebouwd plan de sleutel is en hoe corporaties grip houden op kwaliteit, proces en sturing.

De manier waarop woningcorporaties momenteel hun vastgoed waarderen, is aan de hand van marktwaarde. Walter: “Ofwel: de prijs die het vastgoed op de vrije markt zou opbrengen. Nu zijn woningcorporaties geen commerciële beleggers maar maatschappelijke organisaties met een publieke taak. Daarom wordt de marktwaarde vervangen door de beleidswaarde die de waarde van het vastgoed laat zien als je het langdurig inzet voor sociale huur.”

Verschuiving

Op de vraag wat deze verschuiving betekent voor woningcorporaties, focust Walter zich op de Integrale Meerjaren Onderhouds Planning (iMOP): “In plaats van het werken met normcijfers, is het voor de beleidswaarde verplicht om een daadwerkelijke iMOP over zestig jaar te gebruiken die bovendien integraal moet zijn. Dit houdt in dat alle onderhoudssoorten in de planning moeten worden opgenomen, wat weer tot gevolg heeft dat diverse corporatiemedewerkers bij de planvorming moeten worden betrokken. Dus zowel planinhoudelijk als organisatorisch zijn er flinke uitdagingen.”

Beleidsarme planning

De beleidswaarde vereist volgens Walter een beleidsarme onderhoudsplanning. “Volgens de definitie bevat een dergelijke planning de uitgaven die nodig zijn om verhuureenheden in de technische en bouwkundige staat van een bepaalde peildatum te houden. Ofwel zonder het toepassen van complexstrategieën. Een beleidsrijke begroting daarentegen wordt door corporaties gebruikt voor exploitatiebeslissingen op korte, middellange en lange termijn. Daar is het toepassen van complexstrategieën juist wel van belang.”

Werk met één plan

Het beheren van meerdere onderhoudsplanningen naast elkaar of data handmatig bewerken is een riskante en inefficiënte ontwikkeling, vertelt Walter: “De basis van de beleidsarme en beleidsrijke variant kent grote overeenkomsten. Beide zijn immers gebaseerd op dezelfde bouwkundige en installatietechnische elementen. Ook de onderhoudsmaatregelen kennen een overlap. Daarom ligt het voor de hand met één onderhoudsplan te werken, waarbij je op elk gewenst moment beide beleidsvarianten kunt rapporteren. Alle andere oplossingen leiden tot kwaliteitsverlies en een inefficiënt werkproces.”

Beleidsmatig opstellen

“Betrouwbaarheid, controleerbaarheid en uitlegbaarheid zijn randvoorwaarden waaraan elk onderhoudsplan moet voldoen, of deze nu beleidsarm of beleidsrijk is. Maar hoe borg je dat? Hoe voorkom je dat het loze begrippen zijn? De enige oplossing is het beleidsmatig opstellen van onderhoudsplannen. Dit zijn plannen die vanuit een onderhoudsvisie worden opgesteld die je eerst in de software vastlegt, en daarna zoveel mogelijk toepast. De resultaten zijn dan voorspelbaar en te onderbouwen. Afwijken van de visie of het beleid moet natuurlijk altijd mogelijk zijn, maar door dit inzichtelijk te maken kun je altijd transparant terugvinden waar het beleid niet is toegepast.”

Totaaloverzicht

Goede besluitvorming vraagt om een totaaloverzicht, gaat Walter verder: “Alle onderhoudskasstromen moeten daarbij worden meegewogen. Door het op één centrale plaats vast te leggen, krijg je dat integrale inzicht. Daarbij zien we dat alle onderhoudssoorten elkaar ook beïnvloeden. Dus ook vanuit de optiek van planvorming is het noodzakelijk alle onderhoudssoorten centraal te beheren, om bijvoorbeeld diverse sub-administraties te voorkomen.”

“Zo’n beleidsmatige aanpak betekent niet alleen visie en structuur, maar ook een efficiënt ingericht werkproces. Alle inspecteurs en planners passen namelijk bij elk complex hetzelfde onderhoudsbeleid toe. Het wiel hoeft niet steeds opnieuw te worden uitgevonden en planningen worden daardoor objectief. Bij beleidswijzigingen worden mutaties centraal doorgevoerd, waarbij de gehele onderhoudsplanning automatisch wordt bijgesteld aan de hand van het nieuwe of aangepaste beleid.”

Duidelijkheid scheppen

Op de vraag hoe Vastware woningcorporaties helpt om beleid, onderhoud en regelgeving te verbinden, vertelt Walter: “Ten eerste zorgen we ervoor dat alle gegevens op één centrale plaats worden beheerd. Dat schept duidelijkheid als het gaat om actuele gegevens. Via autorisaties zorgen we ervoor dat iedere gebruiker alleen de taken en gegevens ziet waarvoor men verantwoordelijk is. Vervolgens passen we datacontrole toe, ofwel bij het invoeren of importeren van data wordt de kwaliteit gecontroleerd. Voldoet deze niet, dan volgt een melding en wordt de import niet geaccepteerd.”

“Zoals gezegd wordt er gewerkt vanuit beleid. Daarbij is het mogelijk meerdere beleidsvarianten vast te leggen. Denk aan ‘in stand houden’, ‘beperkt in stand houden’ en ‘wind- en waterdicht houden’. Koppel het juiste beleid aan een complex en de juiste onderhoudsmaatregelen worden automatisch toegepast.”

Geen vastgoedfeestje

Het belang van goede onderhoudsplannen is groot voor de hele organisatie, sluit Walter af: “Zoals Susan Balster, Informatiemanager van de Woonplaats zei: Realiseer je dat het niet alleen een ‘vastgoedfeestje’ is. Medewerkers door de hele organisatie zijn hierbij betrokken en hiervoor verantwoordelijk. Dit vereist organisatiebrede steun om het te doen slagen.”